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Recorrido del empleado

Asistente IA de RR. HH. y Ley 25: proteger la experiencia candidato y del empleado

Una lista de verificación para Quebec: documentos, datos personales, evaluación de privacidad, proveedores y revisión humana.

Una asistente IA de RR. HH. facilita el acceso a las políticas. Cuando trata datos personales de empleados o candidatos, la privacidad debe formar parte del despliegue. La Ley 25 no es una certificación de software: las obligaciones dependen de los usos, datos y proveedores. Estas comprobaciones distinguen una respuesta informativa de una decisión de contratación.

Empezar por los documentos y las finalidades

Separe las políticas generales y el manual del empleado de los expedientes personales de nómina, salud, disciplina o candidaturas. El artículo 5 limita la recogida a los datos necesarios para fines definidos previamente. Explicar las reglas de vacaciones no requiere necesariamente el saldo personal del empleado. Documente los datos necesarios, usuarios autorizados, fines y fundamento aplicable a cada uso. No presuponga que un consentimiento general permite todos los análisis o entrenar un modelo. Empiece con políticas generales, no expedientes personales.

Evaluar la privacidad y los proveedores

El artículo 3.3 exige una evaluación de factores relativos a la privacidad para proyectos de adquisición, desarrollo o rediseño de sistemas o servicios electrónicos con datos personales. Consulte al responsable de privacidad desde el inicio. La evaluación debe ser proporcional a la sensibilidad, fines, cantidad y soporte de los datos. El artículo 17 regula las comunicaciones fuera de Quebec: evalúe el marco jurídico y las protecciones y establezca un acuerdo escrito que refleje la evaluación. El alojamiento en Canadá no demuestra por sí solo que todo el tratamiento permanezca en Quebec. Revise también proveedores de IA, registros, copias de seguridad y subcontratistas.

Explicar los límites y mantener la revisión humana

Responder una pregunta sobre una política no equivale a rechazar automáticamente una candidatura. El artículo 12.1 se refiere a decisiones basadas exclusivamente en el tratamiento automatizado de datos personales. La persona debe conocerlo como máximo cuando se le comunica la decisión. Puede solicitar los datos utilizados y las razones, factores principales y parámetros de la decisión. También debe poder presentar observaciones a una persona capaz de revisarla. Para una asistente informativa, establezca límites: sin asesoramiento jurídico ni decisiones de contratación, y derivación humana de asuntos sensibles. Explique qué se registra y quién puede acceder.

Preparar un piloto controlado con Talia

Compruebe cinco puntos: políticas vigentes y validadas; acceso limitado a lo necesario; flujos de datos y contratos documentados; reglas de conservación y eliminación; contacto humano identificado. El artículo 23 prevé destruir o anonimizar los datos una vez cumplidos los fines, sujeto a plazos legales de conservación. Talia, producto de Talentfeel, responde con sus documentos de RR. HH., cita fuentes y deriva asuntos sensibles a una persona. La experiencia candidato estará disponible próximamente. La demo usa la empresa ficticia ABC inc., sin necesidad de subir datos de empleados. La prueba gratuita de 30 días corresponde a Esencial. Valide las condiciones de privacidad e integración para su proyecto. Esta guía es informativa, no asesoramiento jurídico. Consulte al responsable de privacidad y, si procede, a un asesor jurídico.

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→ LégisQuébec — protection des renseignements personnels, articles 3.3, 5, 12.1, 17 et 23