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Assistante IA RH et Loi 25 : protéger l’expérience candidat et employé

Une grille de vérification pour déployer une assistante IA RH au Québec : documents, renseignements personnels, EFVP, fournisseurs et intervention humaine.

Une assistante IA RH peut faciliter l’accès aux politiques de l’entreprise. Dès qu’elle traite des renseignements personnels sur des employés ou des candidats, sa mise en place doit aussi intégrer la protection de la vie privée. La Loi 25 n’est pas une certification de logiciel : les obligations dépendent des usages, des données et des fournisseurs. Voici les vérifications à mener avant le déploiement, sans confondre réponse informative et décision de recrutement.

Commencer par les documents et les finalités

Distinguez le manuel de l’employé et les politiques générales des dossiers individuels : paie, santé, mesures disciplinaires ou candidatures. Selon l’article 5 de la loi québécoise sur les renseignements personnels dans le secteur privé, la collecte doit être nécessaire aux fins déterminées avant la collecte. Une réponse sur les règles de vacances n’exige pas nécessairement l’accès au solde personnel d’un employé. Pour chaque usage, documentez les données nécessaires, les personnes autorisées, les fins poursuivies et le fondement applicable. Ne présumez pas qu’un consentement général autorise toutes les analyses ou l’entraînement d’un modèle. Privilégiez un premier déploiement sur des politiques générales, sans dossiers personnels.

Évaluer la vie privée et les fournisseurs

L’article 3.3 prévoit une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour les projets d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels doit être consulté dès le début du projet. L’évaluation doit être proportionnée à la sensibilité, aux fins, à la quantité et au support des renseignements. L’article 17 encadre la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec : une EFVP doit notamment examiner le régime juridique et les protections applicables, puis une entente écrite doit tenir compte de ses résultats. Un hébergement au Canada ne démontre pas, à lui seul, que tous les traitements restent au Québec. Vérifiez aussi les fournisseurs de génération IA, journaux, sauvegardes et sous-traitants.

Informer, expliquer et garder une personne disponible

Répondre à une question sur une politique n’est pas la même chose que rejeter une candidature automatiquement. L’article 12.1 vise une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels. La personne doit être informée de ce mode de décision au plus tard lorsqu’elle en est informée. Sur demande, elle peut notamment obtenir les renseignements utilisés ainsi que les raisons, principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision. Elle doit aussi pouvoir présenter ses observations à un membre du personnel en mesure de réviser la décision. Pour une assistante informative, précisez les limites : pas de conseil juridique, pas de décision d’embauche et orientation vers une personne pour les situations sensibles. Expliquez clairement ce qui est enregistré et qui peut y accéder.

Préparer un pilote maîtrisé avec Talia

Avant le pilote, vérifiez cinq points : politiques à jour et validées; accès aux données limité au nécessaire; parcours des données et contrats des fournisseurs documentés; règles de conservation et de suppression définies; contact humain clairement identifié. L’article 23 prévoit la destruction ou l’anonymisation lorsque les fins sont accomplies, sous réserve des délais de conservation prévus par la loi. Talia, le produit de Talentfeel, répond à partir de vos documents RH, cite ses sources et oriente les sujets sensibles vers une personne. L’expérience candidat est bientôt disponible. La démo utilise l’entreprise fictive ABC inc. : elle permet de tester les réponses sans déposer de données de vos employés. L’essai gratuit de 30 jours concerne le palier Essentiel. Les modalités de confidentialité et d’intégration doivent être validées pour votre projet. Ce guide est informatif, non un avis juridique. Consultez votre responsable de la protection des renseignements personnels et, au besoin, un conseiller juridique.

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→ LégisQuébec — protection des renseignements personnels, articles 3.3, 5, 12.1, 17 et 23